Introductie
Vanaf 1 januari 2026 voert België verplichte gestructureerde elektronische facturatie (e-facturatie) in voor alle B2B-transacties tussen btw-geregistreerde bedrijven. Vanaf die datum voldoen papieren facturen, Excel-sheets of losse PDF’s niet langer aan de regels. In plaats daarvan moeten bedrijven gestandaardiseerde elektronische facturen gebruiken op basis van de Europese norm EN 16931 (vaak met behulp van UBL XML formaat).
Op het eerste gezicht lijkt dit misschien een andere juridische hindernis. In werkelijkheid is het een kans om uw backoffice te moderniseren, tijd te besparen, fouten te verminderen en de financiële controle te versterken.
1. Wat is elektronische facturering van Peppol?
Peppol (Pan-European Public Procurement Online) is een beveiligd internationaal netwerk dat de uitwisseling van gestandaardiseerde elektronische documenten zoals facturen mogelijk maakt.
Denk aan een klein logistiek bedrijf dat vroeger PDF-facturen ontving. Ze moesten allemaal opnieuw worden getypt in hun ERP-systeem. Met Peppol worden facturen in een gestructureerd formaat rechtstreeks naar de software gestuurd, onmiddellijk verwerkt en klaar om te betalen. Het resultaat: wekelijks uren bespaard en minder fouten.
2. De regeling van 2026: wie wordt getroffen?
Van 1 januari 2026, wordt e-facturatie verplicht voor alle B2B-transacties tussen Belgische btw-geregistreerde bedrijven.
- Wie is inbegrepen? Freelancers, KMO's en grote bedrijven — zolang ze maar btw-geregistreerd zijn.
- Wie is uitgesloten? Bepaalde activiteiten die zijn vrijgesteld van btw (bijvoorbeeld medische diensten, onderwijsdiensten) en bedrijven die onder de forfaitaire regeling vallen (die tegen 2028 geleidelijk wordt afgeschaft). Buitenlandse bedrijven zonder Belgische btw-registratie zijn niet inbegrepen.
- B2C-transacties zijn niet onderdeel van deze hervorming.
- Facturering in de publieke sector (B2G) is al sinds 2024 verplicht en dient als voorbode van deze hervorming.
3. Wat wordt niet langer geaccepteerd
- PDF's alleen zijn niet langer geldig als elektronische facturen (hoewel ze nog steeds als kopieën kunnen worden verzonden).
- Papieren facturen en Excel-sheets voldoen niet meer aan de wettelijke vereisten.
- Alleen gestructureerde e-facturen volgens de Europese norm EN 16931 zullen geldig zijn.
- In de meeste gevallen worden deze facturen verzonden via het Peppol-netwerk, hoewel conforme EDI-oplossingen aanvaardbaar blijven als ze aan de norm voldoen.
4. Waarom deze hervorming?
Het doel van de Belgische regering is om:
- De administratieve kosten verlagen door handmatige gegevensinvoer te elimineren.
- Betalingen versnellen dankzij automatisering.
- Vergroot de transparantie en verminder het risico op fraude.
- Harmoniseer processen in heel Europa door aan te sluiten bij de EU-norm voor elektronische btw-facturering.
5. Hoe u zich praktisch kunt voorbereiden
- Controleer uw facturatiesoftware: Is het al klaar voor Peppol of kan het facturen genereren die voldoen aan EN 16931 in UBL XML?
- Voer tests uit vóór 2026: Sommige bedrijven voeren al proefmaanden „alleen e-facturen” uit.
- Train je teams: Boekhoudkundig en financieel personeel vertrouwd maken met de nieuwe workflow.
- Vroeg plannen: Vermijd het knelpunt van eind 2025, wanneer veel bedrijven zich haasten om hieraan te voldoen.
6. Wat zal er van dag tot dag veranderen
- Minder handwerk: Facturen hoeven niet meer te worden overgetypt.
- Snellere betalingen: Gestandaardiseerde formaten verminderen vertragingen bij de verwerking.
- Sterkere beveiliging: Gecertificeerde toegangspunten en beveiligde netwerken.
- Duidelijker inzicht in de cashflow: Realtime updates van geïntegreerde facturen.
7. Conclusie — Anticiperen op meer dan alleen naleving
Het mandaat voor e-facturering in 2026 is meer dan een wettelijke deadline: het maakt deel uit van een bredere golf van digitale transformatie. Bedrijven die zich vroeg voorbereiden, blijven niet alleen aan de regels voldoen, maar winnen ook aan efficiëntie, transparantie en veerkracht.
Bij Sparagus leveren we Peppol-implementaties niet rechtstreeks. Maar we werken samen met grote organisaties om ervoor te zorgen dat ze de juiste mensen, leiderschap en leveringscapaciteit om door dergelijke transformaties te navigeren. Of het nu gaat om veranderingen in de regelgeving, digitale projecten of grootschalige operaties, onze rol is om bedrijven te helpen sneller te handelen, scherper te denken en beter te presteren.
Deze hervorming herinnert ons eraan dat het concurrentievermogen van morgen voortkomt uit het vermogen om zich snel aan te passen — met het juiste talent en de juiste uitvoering om veranderingen teweeg te brengen.
